打破部门墙,高效地跨部门沟通

因此我们在沟通的时候,第一步就是打破本位主义的心理设限,用更加开放的心态去跟其他部门同事沟通交流,学会换位思考,这样才能让沟通更高效。

(二)找准对方的需求和利益点

想要有效沟通,最关键的是找准对方的需求。

如果你只从自己的角度出发,对方听到之后,多少会先出现抵触心理。一旦对方判断这件事情对他没有好处,势必会持怀疑和观望态度,甚至拒绝。

那怎么找对方的需求点呢?

1、提前了解对方的职位、性格、过往、部门情况等等。

2、判断这件事是不是通过沟通就能解决,如果是就继续往下推进,如果不是,再想别的办法。

3、通过工作场合,或者是非正式场合,找机会和对方直接面谈,来确认对方真正想要什么。

例如,财务部门要求性价比高,那什么叫性价比高呢?是毛利要达到某个指标?还是总体预算不能超过某个数字?如果市场部要求品牌知名度能够提升,那怎么样才算品牌知名度提升?是搜索量要 提升一定百分比?还是客户评价要提升几个点?

只有确切地知道各部门的利益诉求,才更有可能找到解决的方案。

(三)适当给对方施加压力

有时候,对方不配合,不一定是故意推卸责任,很可能是这件事对他而言意义不大或者价值不高。当然,不排除是你没把这件事的重要性与紧急性和对方说清楚。

所以,一定要着重强调这件事情的重要性。比如,你可以告诉对方,这个材料老板在年度会议上要用,这关乎公司下一步战略走向。而且,老板一直在盯着这个进度,如果再拖下去,对大家都没好处。

另外,也可以求助你的领导,和对方领导沟通这件事的重要性,从上往下施压。

在施压的同时,还可以捆绑多方利益,促使大家不得不团结起来。

(四)找准合适的沟通技巧

好的沟通技巧能让跨部门的沟通变得有效和简单。总结如下:

1、用对方所属身份的专业用语沟通

跨部门沟通效率不高的一个原因是沟通双方所处的专业领域不同,而过度使用专业用语,导致对方不能理解你所表达的意思。

比如运营部门要向财务部门申请增加预算,其目的是为了增加产品DAU(用户日活数)和PV(页面访问量),如果直接这么说,财务部门根本不知道这是什么。

因为在他的认知里,根本没有这两个概念,即使现在网络很发达,查一下就知道,但这无疑也增加了对方的工作量。

更好的做法是在沟通中,对于你熟悉的事情通俗表达,对于对方所熟悉的事情专业表达。这样不仅能够降低对方的理解难度,也会给对方一种身份认同感,提升沟通效率。

2、准确表达自己的需求

如果想要让别人接受你的提案,在沟通中就要给到对方一种确定感。因为在职场中,每一个人的时间都很宝贵,都不愿意在一个不确定的方案中浪费太多时间。

在跨部门沟通中,对自己的诉求表述模糊,不能够对任务需求进行量化,那么其他人和你合作的欲望也不会太高。

因为你所提出的,总是一个不确定的计划,及时完成后,也很可能经常因为需求改变而返工,导致时间浪费。

其次在沟通的时候少用感觉行表达,尽可能量化表达。

比如你跟设计部门提需求的时候,你说我想让设计更有尊贵的感觉,估计设计听到你这话会打人,因为你所理解的尊贵,有可能与别人所理解的尊贵是不一样的,因此很难对你的需求进行定性。

很好的表达是给出明确的量化描述,比如还是跟设计部门沟通,你说字换成鎏金,背景加深两个色号,这样的表达方式是不是比上面的尊贵感好很多?

你也可以给出一个具体的案例,去对标你所要描述的事情,从而让对方对你所说的事情有一个大致的概念,再通过你的阐述更加理解你所要表达的事情。

3、通过非正式场合联络感情

试想,如果你平时和对方见面招呼都懒得打,需要你协同的工作能推诿就推诿,能拖延就拖延,那等到你需要对方帮忙或者协同时,对方会怎样?

当然,不是说需要一味去迁就对方,但除了正式的工作场合,平时联络感情也是非常有必要的。这就好比八百年没有联系的朋友,突然给你发微信,让你给他朋友圈点赞,你做何感想?

因此,我们要多利用非正式沟通场合,多跟你的潜在跨部门合作对象进行沟通,摸清楚他们的关注点有哪些,并且建立良好的关系。

4、肯定对方的付出

在对方推进事情的过程中,或者在公开场合,在对方的上司或者公司高管面前,都要给予肯定,表示这个项目之所以顺利完成,很大程度上归功于同事的配合、努力、以及扎实的基本攻和优秀能力等等。

这样做,愿意帮你的人会越来越多。

5、不要万事找领导

在跨部门沟通中,打出领导牌,会起到一定作用。

不过,找领导往往是最后的办法,如果大事小事都找领导,无论是找哪个部门的领导,不但容易让领导感觉你不作为,能力差,还容易降低领导的权威。

因此,建议找领导之前,先做好衡量,除非遇到资源协调问题,其他时候,建议先自己想解决办法。

(六)开诚布公,建议信任

凡事以诚实为上策,最忌欺骗,隐瞒事实,破坏信任关系。

部门之间,一旦缺乏信任,势必会加重双方防御心理,导致沟通时有所保留,甚至隐藏一些重要信息。

怎样做到开诚布公呢?建议做到以下几点:

错的不要解释;务必不要争执;不打断对方说话;微笑再微笑;出现问题及时同步信息。

(七)及时追踪过程

虽然把事情交给对方来协作,但是我们自己仍需对整个事情的进展负责。进展顺利,工作可以进一步推进,进展不顺利,也好及时调整策略。因此,及时追踪过程很重要。

1、建立合理监督机制

你是不是也经历过这种情况:时间节点到了,对方还没完成任务,不仅得整天追在对方后面催,甚至还要自己上手帮助他们做。

遇到这种问题,需要先自查,是不是自己下达的任务不明确,要求没有说清楚,导致对方无从下手。另外,建议和领导商定一个数据或资料提交方式,建立监督机制,明确处罚和奖励。

另外,不要经常为了救火,就去直接帮对方做。宁愿花1小时帮助对方来做,也不要花5分钟自己完成,长久来看,这样会给自己节约大量时间。

2、明确职责,责任到人

在追踪进展的过程中,一定要明确职责,责任到人,不然很容易出现“三不管”地带。

如果存在模糊地带,要及时明确,做到权责分明和分工合理;需要共同协作完成的,也需要明确协作的内容是什么,该有哪个部门,哪个人员负责,整体梳理出一条完整的跨部门协作工作流程,这样做主要为了避免后期出现相互推诿、扯皮的事。

做好这些,在追踪 的过程中也不需要费太多力气,却能让工作更好地往下推进。

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